Es stehen keine Programme zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung. Im Rahmen des Video-Calls können Dokumente geteilt und damit bearbeitet werden oder auch externe Whiteboards eingebunden werden. Achtung: die Daten und Änderungen der Daten können nicht auf der Online-Beratungsplattform abgespeichert werden.

Nein, das ist technisch nicht möglich.

Die Anwendung selbst hat keine Voice to Text Funktion. Es ist aber möglich Texte in Word zu diktieren und dann in die Anwendung zu kopieren.

Es hat sich bewährt, die herkömmliche E-Mail-Adresse in der Signatur und auf der Homepage durch den Beratungsstellen-Link oder den QR-Code zu ersetzen. Kommt trotzdem eine Anfrage über Outlook, sollte aus der Antwort-E-Mail das Anliegen der/s Ratsuchenden gelöscht oder noch besser eine neue E-Mail verschickt werden.

Diese sollte standardmäßig eine Einladung zu einem Telefonat und den Verweis auf die datengeschützte Online-Beratungsplattform enthalten. Weiterhin sollten der Beratungsstellenlink und/oder der QR-Codes, u. U. verbunden mit dem Angebot, den Weg am Telefon zu erläutern in der Mail enthalten sein.

Eine Standardantwort könnte lauten:

"Vielen Dank für Ihre Anfrage. Da uns die Sicherheit Ihrer Daten wichtig ist, würden wir die weitere Beratung gern am Telefon weiterführen. Meine Telefonnummer lautet: …

Gern können wir auch über unser datensicheres und verschlüsseltes Online-Beratungsportal https://beratung.caritas.de in Kontakt treten. Über den Beratungsstellenlink kommen Sie direkt zu unserer Beratungsstelle. Nach der Registrierung können Sie ihre Frage/ihr Anliegen schildern und bekommen von unserer Beraterin zeitnah eine Antwort."

Es hat sich gezeigt, dass der/dem Ratsuchenden kurz in die Nutzung des Portals eingeführt werden und auf die Bedeutung des Datenschutzes verwiesen werden muss: "Wie bleiben wir im Kontakt? Sie können mir datensicher Nachrichten oder Unterlagen über das Online-Portal schicken. Ich zeige Ihnen kurz, wie das geht."

Dafür ist es wichtig, den Anmeldevorgang der/des Ratsuchenden aus Klient_innenperspektive zu kennen. Der Anmeldevorgang ist einfach und wird in den Schulungen und in der Mittwochssprechstunde des DCV erläutert. 

Eingehende (Erst-) Anfragen müssen innerhalb von 48 Stunden (bzw. 24 Std. in der Schwangerschaftsberatung) an Werktagen (Samstag zählt nicht als Werktag) beantwortet werden. Sollte innerhalb dieses Zeitraums - abgesehen von Wochenenden und Feiertagen - keine Beantwortung möglich sein, muss der/die  Ratsuchende zumindest mit einer kurzen Rückmeldung darüber informiert werden, dass es evtl. etwas länger dauert. 

Nein, eine Sortierfunktion wäre technisch sehr aufwändig, da die Nachrichten verschlüsselt gespeichert werden.

Berater_innen können Ratsuchende und die entsprechenden Beratungsverläufe löschen. Es handelt sich dabei um eine manuelle Löschfunktion, d.h., der Berater/die Beraterin löscht selbst. Unter "Meine Nachrichten" wird der/die gewünschte Ratsuchende angeklickt. Rechts oben auf Höhe des Namens des Ratsuchenden gibt es drei Punkte, die angeklickt werden müssen. Dann die Funktion "Ratsuchender löschen" auswählen. Danach erfolgt eine Sicherheitsabfrage ("Wollen Sie wirklich löschen?"). Wenn diese bestätigt wurde, wird der Ratsuchende mit seinem Account, dem Beratungsverlauf und evtl. ausgetauschten Dokumenten vollständig und unwiderruflich gelöscht.

Laut datenschutzrechtlicher Vorgabe ist das Ausdrucken von Nachrichten ist nicht möglich.

Ja, Ratsuchende können ab der 2. Nachricht (nach der Erstnachricht) Dokumente an die Berater_in senden.Berater_innen ist dies ab der ersten Nachricht möglich. Pro Nachricht kann eine Datei angefügt werden mit max. 5 MB. Bis zu 7 Nachrichten pro Ratsuchenden pro Tag sind möglich. Zulässige Dateiformate sind: PDF, Word, Excel und die Bildformate jpg und png.

Nein, das ist nicht möglich. 

Der Login bleibt jeweils für maximal 180 Minuten aktiv geschaltet. Danach werden beratende automatisch ausgeloggt! Aber: bereits begonnene Nachrichten werden automatisch zwischengespeichert. Die Zwischenspeicherung erfolgt alle 10 Sekunden, auch wenn Sie mehreren Ratsuchenden gleichzeitig schreiben.

Der "Kontakt-Link". Das ist ein Link, der direkt zu Ihnen als Berater_in führt, sozusagen Ihr individueller Direktlink, den Sie bspw. auf Ihre Visitenkarten drucken oder Ratsuchenden, die in der Face-to-Face-Beratung bei Ihnen waren, mitgeben können.

Hinweis: Nutzt ein/e Ratsuchende(r) den Kontakt-Link bei seiner Registrierung, gibt es keine Info E-Mail, dass eine Erstanfrage eingegangen ist. Die Nachricht landet direkt bei "Meine Nachrichten" und wird so gehandhabt wie eine Nachricht einer "Bestands-Klientin".

Für jede Beratungsstelle gibt es einen Direktlink und QR-Code. Damit ist der Registrierungsprozess erheblich vereinfacht, da der Fachbereich und die Beratungsstelle voreingestellt sind. Die/der Ratsuchende wird also direkt in die Beratungsstelle geleitet.

Um die Erreichbarkeit zu steigern, können der Direktlink und der QR-Code auf der Homepage und in den Sozialen Medien veröffentlicht werden. Weiterhin kann beides in die E-Mail-Signatur eingefügt und auf Visitenkarten gedruckt werden. Außerdem kann der QR-Code in allen internen und externen Printmedien verwendet werden. Ebenso kann bei über Outlook eingehenden Anfragen der Direktlink verschickt werden, so dass dann über die Online-Beratungsplattform eine datengeschützte Kommunikation möglich ist. Die Ausgabe von

Direktlink und QR-Code für ihre Beratungsstelle erfolgt im Beratungssystem über die Funktion in ihrem "Profil".

Mit der Funktion "Abwesenheit" kann der/die Online-Berater_in seine Abwesenheit im Menüpunkt "Mein Profil" eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen. Das kann nur von ihr/ihm selbst vorgenommen werden. Alle aktiven Klient_innen des Beraters/ der Beraterin bekommen die Abwesenheitsnotiz direkt nach dem Einloggen bzw. wenn sie eine Nachricht schreiben auf ihrem Bildschirm angezeigt. Damit sollen die Zuverlässigkeit und der Zeitrahmen für die Nutzerinnen transparent gemacht werden. Die Abwesenheitsnotiz wird Kolleg_innen in einer Teamberatungsstelle nicht angezeigt. Die Abwesenheitsnotiz muss bei Wiederantritt des Beratungsdienstes manuell entfernt werden.  

Die Abwesenheitsnotiz ist nur wirksam bei Bestandsklient_innen. Die Abwesenheitsfunktion greift nicht bei Erstanfragen/Neuregistrierungen für die Beratungsstelle! Wenn ein_e Ratsuchende erstmalig an eine Beratungsstelle schreibt, bekommt sie/er die Nachricht "Sie erhalten eine Antwort innerhalb bzw. 48 Stunden an Werktagen" (in der Schwangerschaftsberatung innerhalb von 24 h). 

Die erste Lösung ist immer zunächst den Browser Cache zu löschen. Dies erfolgt in den einzelnen Browservarianten unterschiedlich, daher schauen Sie sich bitte dieses Video dazu an https://www.youtube.com/watch?v=vrbPs8eUa7U&list=PLjMzPdmXrSDkiXqAltYzpqsBFHMJteA4L&index=9&t=52s Hier zeigen wir in vier gängigen Browservarianten wie das genau funktioniert. 

Weiße Flecken Beratung/Virtuelle Beratungsstelle ist in den entsprechenden Fachbereichen eine Art Auffang-Beratung. Gibt die/der Ratsuchende eine PLZ an, für die es keine passende Beratungsstelle (mit dieser PLZ) gibt, erfolgt eine Weiterleitung an die "Weiße Flecken Beratung" oder "Virtuelle Beratungsstelle". Hier sind die räumlichen Begrenzungen aufgehoben, d.h. ein_e Ratsuchende aus Bremen kann auf eine_n Berater_in aus Köln treffen. 

Im Prinzip ja (außer die/der Ratsuchende gibt absichtlich eine "falsche" Postleitzahl ein). Für jede Beratungsstelle sind Postleitzahlen hinterlegt. Die/der Ratsuchende muss bei der Registrierung eine Postleitzahl eingeben. Anhand dieser und den bei jeder Beratungsstelle hinterlegten Postleitzahlen erfolgt die Zuordnung. Haben mehrere Beratungsstellen dieselben Postleitzahlen hinterlegt, bekommt die/der Ratsuchende die Beratungsstellen zur Auswahl angezeigt.  Gibt es keine Beratungsstelle mit der "passenden" Postleitzahl wird die Anfrage der "Weißen Flecken Beratung" zugewiesen - sofern es diese für den entsprechenden Fachbereich gibt. 

Mit dem Ausscheiden eines/r Mitarbeiter_in muss diese/r nicht nur die Präsenzberatung beenden, sondern ebenfalls die online geführten Beratungsprozesse. 

Müssen Beratungsprozesse von ausscheidenden Berater_innen fortgeführt werden, können diese an die Kolleg_innen der gleichen Beratungsstelle weiter geleitet/überwiesen werden (in Absprache mit den Ratsuchenden). 

Die ausscheidende Berater_in hat spätestens an ihrem/seinem letzten Arbeitstag das Referat Online-Beratungsplattform per Mail (online-beratung@caritas.de) über das Ausscheiden und über die Löschung des Accounts zu informieren.

Berater_innen können ein Link für einen freien Video-Call erzeugen und diesen an Ratsuchende verschicken. Hier ist dann ein Video-Call ohne Registrierung für Ratsuchende bzw. außenstehende Personen möglich.

Die Online-Beratung mittels Nachrichtenaustausch erfordert immer eine Registrierung. In einigen Fachbereichen wird ein 1:1 Chat angeboten, bei diesem müssen sich die Ratsuchenden nicht registrieren.

Um weiter helfen zu können, ist entscheidend, ob die Ratsuchenden ihre E-Mail-Adresse hinterlegt haben (freiwillige Angabe!). Ist das nicht der Fall, ist der Account verloren. Es gibt keine Möglichkeit, auch nicht für die Entwickler, hier etwas zu tun. Wenn "Passwort vergessen" angeklickt wurde, muss die E-Mail-Adresse eingegeben werden und es wird ein Link per E-Mail für den Passwort Reset verschickt. 

Eine Weitergabe der Anfrage durch den/die Berater_in an eine/n Kolleg_in in einem anderen Fachbereich oder eine andere Beratungsstelle ist nicht möglich. Möglich ist aber der Hinweis an den Ratsuchenden, seine Anfrage dann selbst an den korrekten Fachbereich zu richten. Dafür wählt der/die Ratsuchende innerhalb seines/ihres bestehenden Accounts im Menüpunkt "Mein Profil" den entsprechenden Fachbereich und Beratungsstelle aus und stellt seine/ihre Anfrage hier nochmal.

Ratsuchende können über einen Account in mehreren Handlungsfeldern online beraten werden.

Der/die Ratsuchende geht auf "mein Profil", wählt den gewünschten Fachbereich. Gibt dann seine Postleitzahl ein, wählt durch Anklicken eine Beratungsstelle aus und registriert sich bei dieser und kann dann eine Erstnachricht an diese Beratungsstelle verschicken. 

Ratsuchende haben die Möglichkeit ihren Account selbständig zu löschen. Dazu öffnen die Ratsuchenden in ihrem Account den Menüpunkt "Profil" und klicken ganz unten auf "Account löschen". Mit der Eingabe des selbstgewählten Passwortes wird der Account innerhalb der nächsten 48 Stunden endgültig gelöscht. Der gesamte Nachrichten- bzw. Chatverlauf ist dann auch für den/die Berater_in nicht mehr sichtbar. Der Vorgang kann anschließend nicht rückgängig gemacht werden. Sie werden als Berater*in über die Accountlöschung nicht informiert.

Jede_r Berater_in kann im "Profil" eine Statistik für sich selbst abrufen bzw. sich anzeigen lassen. 
Statistische Daten können über online-beratung@caritas.de per Mail erfragt werden.

Zuständig für die Werbung sind die durchführenden Träger und Beratungsstellen. Vom DCV bzw. dem Referat Online-beratungsplattform werden Vorlagen zur Verfügung gestellt, die von den Beratungsstellen vor Ort kostenfrei genutzt und modifiziert werden können. Sie sind hier zu finden: https://www.caritas-beratungundhilfe.de/downloads/downloads